インボイス制度下では、従業員の出張旅費については、帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用が認められます。ただし、この特例が認められるのは相手が従業員等の場合のみです。
はじめに
従業員の出張旅費を会社が負担する場合、会社側が誰と決済するかによって保存する書類が決まります。勘違いをしないようにしっかり確認しておきましょう。
出張旅費特例と公共交通機関特例
インボイス制度の下では、仕入税額控除の適用を受けるには、原則インボイスの保存が必要です。しかし、インボイスの交付を受けることが困難な取引については、必要事項を追記した帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用を受けることができます。
インボイスの交付を受けることが困難な取引として、従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費特例）や3万円未満の公共交通機関による旅客の運送（公共交通機関特例）などが挙げられます。
例えば、会社が従業員の出張に必要な新幹線の切符2万円と、宿泊用ホテル1.2万円を事前に手配するとします。新幹線の切符については、決済相手が鉄道会社で金額も3万円未満であるため、公共交通機関特例を適用して帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けることができます。
したがって、新幹線の切符については、インボイスを保存していなくても仕入税額控除の適用が認められます。
一方、ホテル代については、公共交通機関ではないため、仕入税額控除を受けるためにはインボイスの保存が必要となります。ただし、ホテル代が1万円未満かつ会社の基準期間の課税売上高が1億円未満であれば、一つ目の記事に記載した見直し案②（前頁参照）によってインボイスの保存が不要となることも考えられます。
今回の例であればホテル代は1.2万円ですので、必ずインボイスの保存が求められます。
出張旅費特例なら制限なし
会社が鉄道会社やホテルと直接決済する場合の取扱いは上記のとおりです。ただし、会社が従業員と決済する場合は、金額や名目にかかわらず、出張旅費等の全体に出張旅費特例を適用することができます。
会社が鉄道会社やホテルと決済をするか、従業員と精算するかによって取扱いが異なることになるのです。
例えば、先ほどの例で従業員が出張先で利用した新幹線の切符2万円とホテル1.2万円を従業員本人が立替払いをし、出張後に会社と精算するような場合です。いずれについても会社と従業員の間の取引になるため、インボイスの保存は不要となります。
これは新幹線の切符が 3 万円以上する場合であっても同様です。使う特例が公共交通機関特例ではなく出張旅費特例になるからです。3万円以上の公共交通機関の切符代でもホテル代でもインボイスの保存なく、帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けることが可能となります。
ただし、出張旅費特例の適用を受けられる金額に上限は設けられていませんが、その出張に際して通常必要と認められる範囲内でなければなりませんので、その点にはご注意ください。
原則的にはインボイスを保存
このように、一部の取引では必ずしもインボイスが保存されていなくても仕入税額控除の適用を受けることができます。
ただし、あくまで例外的な取扱いになりますので、インボイスは保存するものという原則的な取扱いをお忘れなきようお願いいたします。
